Projeto reduz falhas e atrasos da equipe, otimizando o trabalho realizado

Há um ano e meio a gestão de processos críticos do Núcleo de Ações em Apoio Diagnóstico (Nupad) têm sido melhor monitorada. Isso porque, a equipe de Tecnologia da Informação (TI), junto a todos os setores do Núcleo, elaborou um sistema capaz de mostrar as funções urgentes a serem realizadas. As atividades são mostradas em televisores, destacadas com cores diferentes e alertas sonoros. 

O coordenador da equipe de TI do Núcleo, Jeferson Gonçalves, explica que a intenção do sistema é direcionar e alertar. Por isso, algumas atividades são destacadas com as cores vermelho e amarelo, de acordo com a respectiva urgência. Dessa forma, a possibilidade de algum problema ocorrer é reduzida. “A ideia do sistema é avisar o setor antes que alguma coisa realmente grave aconteça nos processos”, conta. “Ele fica amarelo antes de algum problema, então a equipe precisa ter atenção. Depois fica vermelho, ou seja, precisa corrigir o problema”, continua. 

Além disso, todas as mudanças de status das atividades são alertadas por um som emitido pela TV. O TI assegura que esse sinal exige atuação imediata da equipe sobre determinado problema e destaca as vantagens da mudança. Antes, para verificar as pendências, o trabalho era realizado manualmente, por meio da elaboração de planilhas e relatórios. Essa situação foi modificada a partir da implantação dos painéis.

“Havia grande dependência do fator humano. Às vezes a pessoa está tão atarefada que esquece ou deixa para depois”, comenta. “Verificamos impactos e redução de indicadores para esse problema em praticamente todos os setores”, continua. 

Os painéis apresentam indicadores selecionados pelos setores como prioritários. Existem dois tipos de informações possíveis de serem colocadas nesse sistema: aquelas chamadas de contínuas, ou seja, demandas periódicas; as mais comuns em todas as áreas; e os indicadores alteráveis. 

Mudou para melhor 

A equipe de Gestão de Projetos do Núcleo foi uma das primeiras a receber o sistema. O coordenador da área, Robson de Carvalho, declara ter percebido a otimização do trabalho, devido ao uso da tecnologia. “Conseguimos diminuir o tempo do trabalho, porque às vezes precisávamos gerar uma planilha ou conferir três serviços diferentes simultaneamente, mas agora recebemos a informação na hora”, pondera. 

A redução do tempo é destaque para a equipe responsável por tantas funções, como apoio administrativo aos projetos de extensão, pesquisa e questões acadêmicas. “O tempo é otimizado e os gargalos reduzidos. Agora temos melhor agilidade dos processos e reduzimos custos”, ressalta.